Privacyverklaring van Klachtenregeling Pro
Deze dienst raakt gevoelige informatie: klachten van patienten over de zorg die zij hebben gekregen. Daarom leggen we hier precies uit welke gegevens wij zelf verwerken, welke gegevens jij als zorgaanbieder in de software zet, en wie waarvoor verantwoordelijk is.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Deze verklaring is daarop gebaseerd.
Twee rollen, twee verantwoordelijkheden
Klachtenregeling Pro kent twee gescheiden situaties, en het is belangrijk die uit elkaar te houden.
Voor de website en het contactformulier is MLJ de verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf welke gegevens we vragen en waarom. De gegevens van de uitgever staan in het colofon; contact loopt via jimenezjulien42@gmail.com.
Voor de gegevens die jij als zorgaanbieder in de software zet, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Jij bepaalt welke klachten je registreert, wat je van een klager vastlegt en hoe lang je dat bewaart. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in jouw opdracht, op grond van een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.
Gegevens via het contactformulier
Vraag je via het formulier op de homepage een demo of informatie aan, dan verwerken wij:
- je naam;
- je e-mailadres;
- de naam van je praktijk of organisatie, als je die invult;
- het onderwerp of pakket dat je in de keuzelijst aanwijst;
- de tekst die je zelf in het berichtveld schrijft;
- technische gegevens die bij een formulierinzending horen, zoals het tijdstip van verzending en gegevens die nodig zijn om spam tegen te houden.
Wij gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden, een demo in te plannen en eventueel een offerte te maken. We gebruiken ze niet voor nieuwsbrieven, profielopbouw of advertenties, en we verkopen ze niet.
Zet geen patientgegevens in het formulier
Het contactformulier is bedoeld voor vragen over de software, niet voor het bespreken van een concrete klacht. Beschrijf je situatie dus in algemene termen en vermeld geen namen van patienten, geen dossiernummers en geen gegevens over iemands gezondheid. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en horen thuis in je eigen beveiligde omgeving, niet in een aanvraagformulier.
Grondslag van de verwerking
Voor het beantwoorden van je aanvraag baseren wij ons op de uitvoering van een overeenkomst of op de stappen die daaraan voorafgaan op jouw verzoek. Vraag je alleen informatie zonder dat er een overeenkomst in beeld is, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te kunnen beantwoorden. Voor de administratie van gesloten overeenkomsten geldt daarnaast onze wettelijke plicht om een boekhouding te voeren.
Voor gegevens in de software zelf bepaalt de zorgaanbieder de grondslag. In de praktijk vloeit die voort uit de wettelijke plicht om een klachtenregeling te voeren en klachten zorgvuldig af te handelen.
Gegevens in de software zelf
Een klachtdossier bevat al snel gevoelige informatie. Denk aan de naam en contactgegevens van de klager, de relatie tot de zorgaanbieder, de omschrijving van wat er is voorgevallen, verslagen van gesprekken, correspondentie en het uiteindelijke oordeel. Vaak zit daar informatie over iemands gezondheid in, en dat zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG.
Wij hebben de software daarom zo ingericht dat je zelf de regie houdt:
- je bepaalt per veld wat je vastlegt, en velden die je niet nodig hebt laat je leeg;
- toegang is persoonsgebonden en elke inzage in een dossier wordt gelogd;
- de opslag en de verwerking blijven binnen de Europese Unie;
- je krijgt een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG voordat je met echte dossiers begint;
- je kunt je dossiers op elk moment exporteren en na afloop van het abonnement laten verwijderen.
Verwerk je structureel bijzondere persoonsgegevens, dan kan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) verplicht zijn op grond van artikel 35 AVG. Wij leveren de technische beschrijving die je daarvoor nodig hebt; de beoordeling zelf blijft jouw verantwoordelijkheid. Denk ook aan je verwerkingsregister uit artikel 30 AVG: de uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is of bijzondere persoonsgegevens betreft, en dat is bij klachtdossiers vrijwel altijd het geval.
Bewaartermijnen
Aanvragen via het contactformulier bewaren wij zolang dat nodig is om je vraag af te handelen en om een eventueel vervolg te kunnen plaatsen, en daarna niet langer dan twee jaar na het laatste contact. Leidt je aanvraag tot een overeenkomst, dan geldt voor de administratie de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.
Voor gegevens in de software stel jij de bewaartermijn in. Horen klachtgegevens bij het medisch dossier, dan geldt de bewaartermijn van twintig jaar uit de Wgbo, gerekend vanaf de laatste wijziging. De software markeert dossiers waarvan de termijn is verstreken, maar wist niets stilzwijgend: verwijderen is altijd een bewuste handeling van jou.
Ontvangers en verwerkers
Wij delen zo min mogelijk. De volgende partijen kunnen gegevens in handen krijgen:
| Partij | Rol | Welke gegevens |
|---|---|---|
| Netlify | Verwerker, hosting en formulierafhandeling | De inzendingen van het contactformulier en de technische logbestanden van de site |
| E-mailprovider | Verwerker, verzending en ontvangst van berichten | De inhoud van de e-mailcorrespondentie |
| Hostingpartij van de software | Verwerker, opslag van de applicatie en de dossiers | De gegevens die jij in de software zet |
| Boekhouder en Belastingdienst | Wettelijke plicht | Facturatiegegevens van klanten |
Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij verstrekken geen gegevens aan derden voor commerciele doeleinden.
Doorgifte buiten de EU
De opslag van de klachtdossiers vindt plaats binnen de Europese Unie. Voor de website en de formulierafhandeling maken wij gebruik van Netlify, een Amerikaanse aanbieder. Waar daarbij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gebeurt dat op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, waaronder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Beveiliging en datalekken
De site draait volledig over een versleutelde verbinding. Toegang tot de software verloopt via persoonlijke accounts, en autorisaties worden per gebruiker toegekend. Wij houden bij wie welk dossier heeft geopend, zodat een praktijk achteraf kan nagaan wie inzage heeft gehad.
Gaat er onverhoopt toch iets mis, dan geldt de meldplicht: een datalek wordt binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Alle datalekken worden intern geregistreerd. Als verwerker informeren wij jou als verwerkingsverantwoordelijke onverwijld, zodat jij je eigen melding kunt doen.
Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen de verwerking. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand; bij een ingewikkeld verzoek kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, en dan laten we dat binnen de eerste maand weten.
Gaat je verzoek over gegevens die in de software van een zorgaanbieder staan, dan verwijzen wij je door naar die zorgaanbieder. Die is voor dat dossier de verwerkingsverantwoordelijke en kan als enige beslissen over inzage of verwijdering. Wij helpen de zorgaanbieder desgevraagd bij de technische uitvoering.
Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; meestal is het snel opgelost. Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.
Wijzigingen in deze verklaring
Verandert de dienst of de wetgeving, dan passen wij deze verklaring aan. De datum onderaan geeft aan wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten per e-mail. Meer over de dienst en de afspraken lees je in de algemene voorwaarden en in het cookiebeleid.
Laatst bijgewerkt op .