Algemene voorwaarden van Klachtenregeling Pro

Artikel 1. Wie wij zijn en waarop dit geldt

Klachtenregeling Pro is een dienst van MLJ, de uitgever van deze site. De volledige gegevens van de uitgever staan in het colofon. Waar hieronder "wij" staat, wordt MLJ bedoeld; met "jij" bedoelen wij de zorgaanbieder of organisatie die de site gebruikt of een abonnement afneemt.

Deze voorwaarden gelden voor het bezoek aan de site, voor elke aanvraag via het contactformulier, voor elke offerte en voor elk abonnement op de software. Afwijkende afspraken gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd. Inkoopvoorwaarden van jouw kant zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk hebben aanvaard.

Artikel 2. Wat de dienst inhoudt

Klachtenregeling Pro is webgebaseerde software waarmee een zorgaanbieder zijn klachtenregeling publiceert, klachten registreert en de wettelijke termijnen bewaakt. De software rekent de termijn van zes weken uit vanaf de ontvangstdatum, houdt de verlenging van maximaal vier weken bij, bewaart de stukken die bij een klacht horen en levert een dossier op dat achteraf te overleggen is.

De dienst is nadrukkelijk ondersteunend. Wij zijn geen klachtenfunctionaris, geen geschilleninstantie, geen bemiddelaar en geen juridisch adviseur. De onafhankelijke klachtenfunctionaris en de aansluiting bij een erkende geschilleninstantie die de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg voorschrijft, regel je zelf. Wij leggen die gegevens vast en tonen ze in je publieksinformatie, maar de verplichting blijft bij jou liggen.

Wij nemen geen beslissingen over klachten, doen geen meldingen namens jou en beoordelen niet of iets een calamiteit is. Een melding bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, die binnen drie werkdagen moet gebeuren, doe je altijd zelf.

Artikel 3. Deze site is een vitrine

Op dit moment is klachtenregelingpro.nl een informatieve site. Je kunt er niet direct online een abonnement afsluiten en er wordt via de site niet betaald. Een aanvraag via het formulier is een verzoek om contact of om een demonstratie, meer niet. Zo'n aanvraag is vrijblijvend, brengt geen kosten met zich mee en verplicht je tot niets.

De informatie op de site en in de kennisbank is met zorg samengesteld, maar geeft algemene uitleg. Aan de teksten kun je geen rechten ontlenen voor een concrete klacht of een concreet geschil.

Artikel 4. Offertes en totstandkoming

Naar aanleiding van je aanvraag sturen wij een voorstel of een offerte. Een offerte is dertig dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat je de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of zodra wij op jouw verzoek met de dienstverlening beginnen.

Kennelijke vergissingen en schrijffouten in een offerte binden ons niet.

Artikel 5. Prijzen, btw en betaling

De abonnementen kosten 17 euro per maand voor het pakket Solo, 34 euro per maand voor Praktijk en 69 euro per maand voor Zorggroep. Alle bedragen zijn exclusief btw. Op de dienstverlening is het algemene btw-tarief van 21 procent van toepassing.

Facturen worden per e-mail verstuurd en bevatten de gegevens die de wet voorschrijft, waaronder een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, het btw-identificatienummer en de vergoeding per tarief. De betaaltermijn is dertig dagen na factuurdatum.

Betaal je niet op tijd, dan sturen wij eerst een herinnering met een redelijke termijn om alsnog te betalen. Blijft betaling daarna uit, dan mogen wij de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Die kosten worden berekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Bij een betalingsachterstand mogen wij de toegang tot de software opschorten; je kunt je gegevens dan nog wel exporteren.

Wij mogen de prijzen jaarlijks aanpassen. Een prijswijziging kondigen wij ten minste een maand van tevoren per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je het abonnement tegen de ingangsdatum van de nieuwe prijs opzeggen.

Artikel 6. Duur en opzegging

Een abonnement loopt per maand en wordt telkens stilzwijgend met een maand verlengd. Je kunt op elk moment opzeggen tegen het einde van de lopende maand, per e-mail aan jimenezjulien42@gmail.com of via de instellingen in de software. Er geldt geen minimumduur en er is geen opzegvergoeding.

Na opzegging blijft je omgeving nog dertig dagen beschikbaar om je dossiers te exporteren. Daarna verwijderen wij de gegevens, tenzij je ons schriftelijk verzoekt dat eerder te doen. Houd er rekening mee dat je zelf verantwoordelijk blijft voor de bewaarplicht die op je klachtdossiers rust; voor gegevens die bij het medisch dossier horen is dat twintig jaar op grond van de Wgbo, gerekend vanaf de laatste wijziging.

Wij mogen de overeenkomst opzeggen of opschorten als je de voorwaarden ernstig schendt, als je de software gebruikt voor iets anders dan waarvoor hij bedoeld is, of als er sprake is van misbruik. Wij melden dat vooraf en geven je gelegenheid je gegevens veilig te stellen, tenzij dat door de aard van de schending onmogelijk is.

Artikel 7. Wat wij doen

• Wij spannen ons in om de software beschikbaar en bruikbaar te houden en om storingen zo snel mogelijk te verhelpen.
• Onderhoud dat de beschikbaarheid raakt, kondigen wij vooraf aan en plannen wij zoveel mogelijk buiten kantooruren.
• Wij houden de software bij wanneer de wet of de praktijk verandert, bijvoorbeeld als termijnen of meldplichten worden aangepast.
• Wij beantwoorden vragen per e-mail. Aanvragen via het formulier beantwoorden wij binnen twee werkdagen.
• Wij verwerken de gegevens die jij in de software zet uitsluitend in jouw opdracht en op grond van een verwerkersovereenkomst.

Wij geven geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid. Een dienst die via internet wordt geleverd, kan uitvallen door oorzaken buiten onze macht.

Artikel 8. Wat jij doet

• Je zorgt dat de gegevens die je aanlevert juist en volledig zijn.
• Je gaat zorgvuldig om met inloggegevens en geeft die niet door aan anderen.
• Je zorgt dat alleen medewerkers toegang krijgen die de gegevens uit hoofde van hun functie nodig hebben.
• Je blijft zelf verantwoordelijk voor het naleven van de Wkkgz, voor je klachtenfunctionaris, voor je aansluiting bij een geschilleninstantie en voor meldingen aan toezichthouders.
• Je meldt ons zo snel mogelijk als je een beveiligingsprobleem of een mogelijk datalek vermoedt.

Artikel 9. Aansprakelijkheid

Wij zijn aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van onze kant. Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan de schade voor de dienst hebt betaald, en in ieder geval tot het bedrag dat onze verzekeraar in dat geval uitkeert.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, reputatieschade of gevolgen van gegevensverlies aan jouw kant. Wij zijn evenmin aansprakelijk voor de gevolgen van het overschrijden van een wettelijke termijn: de software signaleert en rekent, maar het is jouw handeling die de klacht afrondt.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.

Artikel 10. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de software, de teksten, de vormgeving en de naam Klachtenregeling Pro berusten bij MLJ. Je krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement, uitsluitend voor de eigen organisatie.

De gegevens die jij invoert, blijven van jou. Wij maken er geen ander gebruik van dan nodig is om de dienst te leveren, en wij gebruiken ze niet om producten van derden te trainen of te verrijken.

Artikel 11. Persoonsgegevens

Voor de website en het contactformulier zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens in de software ben jij dat, en zijn wij verwerker. Voordat je met echte dossiers begint, sluiten wij een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft. Hoe wij verder met gegevens omgaan, staat in de privacyverklaring en in het cookiebeleid.

Artikel 12. Recht en bevoegde rechter

Op deze voorwaarden en op alle overeenkomsten die eronder vallen is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde Nederlandse rechter. Voordat het zover komt, proberen wij er altijd eerst samen uit te komen; een e-mail met een duidelijke beschrijving van het probleem is daarvoor de snelste weg.

Artikel 13. Wijziging van deze voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging melden wij ten minste een maand van tevoren per e-mail aan bestaande klanten. Ben je het niet eens met de wijziging, dan kun je het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe voorwaarden ingaan. Voor lopende offertes geldt de versie die bij de offerte is meegestuurd.

Vragen over deze voorwaarden? Stel ze via het contactformulier of mail naar jimenezjulien42@gmail.com.

Versie van 2 februari 2026.